DocuWare
Sistem de management documente și automatizarea proceselor bazate pe documente.

Ce presupune un Document Management System (DMS)?
Un sistem de management al documentelor este un software recomandat pentru gestionarea rapidă și ușoară a documentelor, păstrarea acestora în arhive sigure și cu acces foarte riguros definit.
Cu ajutorul DMS-ului, companiile pot să stocheze securizat documentele și informațiile importante, pot dezvolta fluxuri care urmăresc procesele organizației, care încep, se execută și se termină într-un mod stabil, predictibil și măsurabil.
Gestionează rapid și facil toate documentele
De ce să alegeți DocuWare?
Eficientizare și optimizare
DocuWare permite automatizarea proceselor manuale, reduce sau elimină procesele consumatoare de timp bazate pe documente pe hârtie și asigură stocarea centralizată a documentelor cu acces controlat.
Sintetizare și centralizare a proceselor companiei
Personalul răspunde mai prompt și mai ușor provocărilor de business, iar luarea deciziilor calculate este facilitată de informația și documentele centralizate, ușor de accesat.
Acces ușor și rapid la informații
DocuWare deține un spectru larg de facilități și unelte, care ușurează accesul, căutarea și filtrarea documentelor. În acest fel, angajații obțin toate informațiile necesare repede și simplu, fără complicații inutile.
Cost redus de operare și economie de resurse
Având acces facil la o arhivă centralizată care oferă informații „real-time” și fluxuri stabile, utilizatorii vor lua decizii bine documentate, cu economii majore în diferite arii ale businessului: inventar, audit, resurse umane.
Îmbunătățirea relației cu clienții
Centralizând informația cu DocuWare, relația cu clienții se îmbunătățește. Documentele necesare interacțiunii cu partenerii cum ar fi contractele, actele adiționale sau ofertele sunt întotdeauna la un click distanță.
Îmbunătățirea cash flow-ului și a monitorizării cheltuielilor
Arhivarea electronică a facturilor și implementarea fluxurilor de aprobare a lor reduce semnificativ procesul de plată. Facturile pot fi plătite în avans și ajung din timp la contabilitate.
Facilitarea semnăturii electronice
Integrările DocuWare cu furnizorii de semnătură electronică ajută la reducerea hârtiei folosite de companie, precum și la urmărirea și aprobarea automată contractelor, a actelor adiționale, a anexelor și a altor documente.
Cum poate fi aplicat un DMS?
Flux aprobare facturi
Optimizează timpul necesar de aprobare și verificare a facturilor, crește transparența și ajută departamentul financiar în înregistrarea și plata facturilor.
Beneficii
- Păstrarea documentelor în arhive centralizate și ordonat
- Captarea informațiilor și fluxuri de aprobare autormată
- Legătura cu contracte, comenzi și alte documente justificative
- Integrarea cu softurile deja existente în companie

Vânzări
Soluțiile implementate în DocuWare pentru managementul vânzărilor ajută angajații în optimizarea și urmărirea relației cu clienții.
Beneficii
- Accesul facil și în timp rapid la documente, de oriunde și oricând
- Managementul contractelor prin notificări înainte de expirare
- Gestionarea documentelor și lucrul colaborativ pe documente
- Setarea rutelor specifice de aprobare și parcurgerea lor automată

Componente și facilități ale unui DMS
Arhivele digitale
În aceste arhive sunt stocate documentele. În DocuWare se numesc FileCabinet și în cadrul lor poți utiliza toate elementele de management al documentelor și de automatizare a fluxului de lucru pentru o colaborare completă.
Vizualizarea documentelor
Personalul răspunde mai prompt și mai ușor provocărilor de business, iar luarea deciziilor calculate este facilitată de informația și documentele centralizate, ușor de accesat.
Implementarea de workflow-uri
Implementată corect, în baza proceselor interne ale companiei, soluția poate aloca diferite activități către diferiți angajați, indiferent de departamentul, punctul de lucru sau echipa în care aceștia se află.
Indexarea documentelor
Cu ajutorul etichetelor, în temeni specifici DMS index, documentele sunt clasificate în categoriile și subcategoriile necesare, realizând astfel o bază de date unde căutările sunt foarte ușoare, intuitive și rapide.
Optical Character Recognition (OCR)
Această tehnologie recunoaște caracterele conținute de documente. Atfel, pe lângă etichetele definite pentru arhivarea documentelor, utilizatorii vor putea să caute documente și în baza conținutului.
Căutări
Efortul depus pentru arhivarea corectă a documentelor își etalează adevărata putere în momentul căutării documentelor. În DocuWare, timpul necesar pentru a găsi documentul se poate reduce de la ore, până la minute sau chiar secunde.
Posibilitate de
integrare
DocuWare se poate integra foarte ușor cu alte softuri pentru a copia automat informații sau pentru a trimite informații captate de pe documentele altor softuri. Ca exemple, amintim SAP, Outlook, MSSQL, Oracle și mySQL.
Asigură un management eficient al documentelor
Contactează-ne pentru a organiza și a accesa ușor toate actele companiei tale.