DocuWare
Document management system si automatizarea proceselor bazate pe documente.
Ce presupune un Document Management System (DMS)
Un sistem de management al documentelor este un software, recomandat pentru majoritatea companiilor pentru o gestionare rapidă și ușoară a documentelor, păstrarea acestora în arhive sigure și cu acces foarte riguros definit. Cu ajutorul DMS-ului, companiile pot să stocheze securizat documentele și informațiile importante, pot dezvolta fluxuri care urmăresc procesele organizației, care încep, se execută și se termină într-un mod stabil, predictibil și măsurabil.
Componente și facilități cheie al unui DMS:
- Arhivele digitale – în aceste arhive sunt stocate documentele. În DocuWare se numesc FileCabinet;
- Vizualizarea documentelor – o componentă extrem de importantă pentru interfața publicată utilizatorilor, unde aceștia pot să consulte documentele din arhivă. Este important ca producatorul să ofere posibilitatea de a afișa cât mai multe formate digitale: documente Microsoft Office – .doc, .xlsx – .pdf, .jpg, desene CAD .dwg, etc. DocuWare poate afișa, fără licențe suplimentare, peste 300 de formate de fișiere;
- Facilități pentru implementarea de workflow-uri - Implementate corect, în baza proceselor interne ale companiei, soluția poate aloca diferite activități către diferiți angajați, indiferent de departamentul, punctul de lucru, echipa sau țara în care aceștia se află;
- Indexarea sau etichetarea documentelor – cu ajutorul etichetelor – în temeni specifici DMS index – documentele sunt clasificate în categoriile și subcategoriile necesare, realizând astfel o bază de date unde căutările sunt foarte ușoare, intuitive și rapide;
- OCR sau Optical Character Recognition – această tehnologie recunoaște caracterele conținute de documente salvate în diferite forme digitale cum ar fi .docx, .xlsx, .pdf, .jpg, etc. DocuWare are implementată această tehnologie și își creează baze de date cu conținutul documentelor. Utilizatorii, pe lângă etichetele definite pentru arhivarea documentelor, vor putea să caute documente și în baza conținutului;
- Căutari – efortul depus pentru arhivarea corectă a documentelor își etalează adevărata putere în momentul căutării documentelor. Folosind căutările în DocuWare, timpul necesar pentru a găsi documentul căutat se poate reduce de la zile sau ore, până la minute sau chiar secunde;
- Posibilitate de integrare – posibilitatea de integrare cu soluțiile software deja existente în companie este foarte importantă. DocuWare se poate integra foarte ușor cu alte softuri pentru a copia automat informații despre documente sau pentru a trimite informații captate de pe document altor softuri. Câteva exemple: integrarea cu SAP, integrarea cu Outlook, conectarea directă la diferite baze de date cum ar fi: MSSQL, Oracle, mySQL, etc.
De ce să alegeți DocuWare?
Eficientizare și optimizare. DocuWare permite automatizarea proceselor manuale, reduce sau elimină procesele consumatoare de timp bazate pe documente printate pe hârtie și, în același timp, asigură stocarea centralizată a documentelor cu acces controlat al angajaților. Aceste avantaje atrag multe beneficii în majoritatea modelelor de business, în diferite industrii, în relația cu instituțiile publice sau chiar între departamentele din companie.
Sintetizează și centralizează clar procesele companiei. Având toate informațiile și documentele centralizate, ajută personalul companiilor să răspundă mai prompt și mai ușor provocărilor de business. Luarea deciziilor calculate este facilitată de informația și documentele centralizate, ușor de accesat.
Acces ușor și rapid la informații. DocuWare are un spectru larg de facilități și unelte, care ofertă accesul prompt la documente și caracteristici ale acestora, cum ar fi tipul documentului, diferiți indecsi relevanți în căutările imprecise sau fulltext search. Aceste facilități asigură angajaților accesul, precum și opțiuni de căutare și filtrare pentru a obține informațiile necesare repede și ușor.
Cost redus de operare și economie de resurse. Având acces facil la o arhivă centralizată care oferă acces la informații “real-time” și posibilitatea de a implementa fluxuri stabile, utilizatorii vor lua decizii bine documentate, iar acest aspect conduce la ecomomii majore în diferite arii ale businessului:
- Inventare;
- Audit – mai rapid și mai ușor de realizat;
- Managementul resurselor umane.
Relația cu clienții este îmbunătățită – având documentația și informațiile despre ele centralizate cu DocuWare, relația cu clienții se îmbunătățește. Documentele necesare interacțiunii cu partenerii cum ar fi contractele, actele adiționale sau ofertele sunt întotdeauna la un click distanță. Softul implementat de noi rezolvă o serie de sarcini consumatoare de timp, precum căutarea documentelor în rafturi și bibliorafturi, deplasari în arhivă, etc. Beneficiile descrise sunt valabile și pentru relația cu furnizorii.
Îmbunătățirea cash flow-ului și monitorizarea cheltuielilor. Arhivarea electronică a facturilor și implementarea fluxurilor de aprobare a lor reduce semnificativ procesul de plata. Un efect direct al acestei optimizări, pentru multe modele de business, este că facturile pot fi plătite în avans, obținandu-se discounturi mai mari de la furnizor. Un alt avantaj major ar fi că facturile ajung din timp la contabilitate evitând aglomerarea departamentului la sfârșitul lunii. Facturile, împreună cu documentele justificative, ajung în contabilitate, sunt aprobate, semnate și verificate conform regulilor interne de gestionare. În plus, toate acțiunile asupra documentului sunt marcate și înregistrate cu data și numele persoanei care le-a întreprins.
Semnătură electronică – Integrările DocuWare cu furnizorii de semnătură electronică ajută la reducerea hârtiei folosite de companie, urmărirea contractelor, a actelor adiționale, a anexelor, etc. Înainte de a fi trimise spre semnarea electronică, documentele pot parcurge un flux intern de aprobare, astfel se câștigă timp inclusiv din faza de negociere/revizuire a documentelor.
Soluții aplicate:
Flux pentru aprobarea facturilor – Optimizează timpul necesar de aprobare și verificare a facturilor, crește transparența și ajută departamentul financiar în înregistrarea și plata facturilor.
Beneficii:
- Păstrarea documentelor în arhive centralizate și ordonate;
- Captarea automată a informațiilor de pe document și fluxuri automate pentru aprobarea lor;
- Asigură legătura cu contractele, comenzile, notele de recepție și alte documente justificative;
- Integrarea cu softurile deja existente în companie.
Vânzări – soluțiile implementate în DocuWare pentru managementul vânzărilor ajută angajații în optimizarea și urmărirea relației cu clienții.
Beneficii:
- Asigură accesul la documente oriunde și oricând;
- Controlul și managementul contractelor prin notificări înainte de expirare;
- Gestionarea documentelor și lucrul colaborativ pe documente;
- Rute specifice de aprobare.
Soluții Digitalizare
Solicită Demo
Solicită acum o sesiune demonstrativă și descoperă avantajele pe care Blacksys le-ar putea oferi afacerii tale!