Studiu de caz: Registratură electronică pentru universități

Peste 164.000 de documente într-un sistem unic

Cum a reunit Blacksys peste 20 de registre independente într-un sistem electronic în care fiecare document primește număr, traseu și istoric verificabil.

O registratură electronică pentru universități trebuie să gestioneze mult mai mult decât numere de intrare și ieșire. Documentele circulă între facultăți, secretariate, direcții și conducere, trec prin sedii diferite și urmează trasee care nu pot fi stabilite întotdeauna de la început.

Pentru o universitate din România, Blacksys a reunit peste 20 de registre fizice independente într-un registru electronic unic, construit pe platforma JobRouter. Din 2019, sistemul a înregistrat peste 164.000 de documente și oferă un traseu verificabil pentru fiecare solicitare, de la înregistrare până la îndeplinirea rezoluției și arhivare.

Acest studiu de caz arată cum poate fi digitalizată registratura unei instituții complexe fără a forța documentele într-un circuit rigid și fără a crea o evidență paralelă față de registrul oficial.

Cum funcționa registratura universității înainte de digitalizare

Într-o universitate, documentul este unitatea de lucru a administrației. O cerere de student, o adresă de la minister, un contract, un act adițional sau o hotărâre a conducerii trec prin mai multe structuri, adună avize și rezoluții, iar la final trebuie regăsite împreună cu întregul istoric.

Înainte de implementare, fiecare structură își administra propriul registru fizic. Peste 20 de registre erau distribuite în mai multe sedii, inclusiv în localități diferite, fără o evidență centralizată la nivelul instituției.

Transferul unui document între două structuri depindea de deplasarea unui angajat, de poștă sau de curier și putea dura până la câteva zile. Pentru situațiile urgente, documentul era trimis prin e-mail, iar transmiterea era confirmată telefonic. Atunci când aceeași informație trebuia să ajungă simultan la mai multe structuri, procesul genera copii, mesaje separate și verificări suplimentare.

Costul cel mai greu de controlat era lipsa de vizibilitate. Pentru a răspunde la întrebarea „Unde se află documentul?”, cineva trebuia să verifice succesiv registrele, să identifice structura care îl preluase și să afle dacă fusese soluționat sau aștepta încă o acțiune.

Documentele rătăcite și revenirile repetate ale solicitanților făceau parte din activitatea curentă. Nici frecvența, nici timpul consumat pentru verificări nu puteau fi măsurate, deoarece sistemul existent nu producea datele necesare.

De ce un circuit standard nu putea acoperi realitatea unei universități

Documentele unei universități nu urmează toate același traseu. O adresă de la minister, o solicitare depusă de un student și un act adițional au destinatari, niveluri de aprobare și termene diferite. În multe situații, traseul complet nu poate fi cunoscut în momentul înregistrării. El se conturează pe măsură ce apar rezoluțiile și deciziile structurilor implicate.

Un circuit proiectat integral în avans ar fi acoperit doar cazurile standard. Excepțiile ar fi continuat să circule prin e-mail, telefon sau pe hârtie, iar universitatea ar fi ajuns să administreze două procese: cel digital și cel informal.

Pornind de la modul real în care circulau documentele, Blacksys a proiectat conceptul de registratură generală ad hoc. La fiecare etapă, utilizatorul autorizat stabilește următorul destinatar și acțiunea necesară: avizare, aprobare, informare sau îndeplinire. Sistemul păstrează fiecare transmitere, fiecare decizie și fiecare document adăugat.

Flexibilitatea nu elimină controlul. Îl face posibil în situațiile în care traseul nu poate fi anticipat.

Soluția Blacksys: un registru electronic unic, conectat la evidența oficială

Blacksys a proiectat soluția pe platforma JobRouter, utilizată pentru automatizarea proceselor, gestionarea documentelor și construirea circuitelor flexibile de lucru.

Principiul de funcționare este clar: documentul intră întâi în evidența oficială și apoi în circuitul instituției.

Înregistrarea poate avea loc la registratura generală, la nivelul conducerii – prin numere rezervate din registrul central – sau direct în structura care inițiază documentul. Indiferent de punctul de intrare, numărul este alocat automat din registrul central al universității. Sistemul nu creează o numerotare secundară care ar putea ajunge să difere de evidența oficială.

Pe document se aplică automat ștampila electronică de intrare sau ieșire, împreună cu numărul și data înregistrării

Cum funcționează circuitul electronic al documentelor

Din momentul înregistrării, documentul poate fi distribuit electronic către structurile implicate, fără transport fizic și fără intermediari.

• Direcționarea documentului către următoarea persoană sau structură.
• Distribuirea simultană către mai mulți destinatari.
• Stabilirea unui termen explicit pentru documentele urgente.
• Notificarea solicitantului la înregistrare, procesare și finalizare.
• Atașarea documentului soluționat la notificarea finală.
• Arhivarea versiunilor și a documentelor adăugate pe parcurs.
• Căutarea în conținutul integral al documentelor.
• Verificarea traseului și a istoricului fiecărei acțiuni.

Solicitantul își poate verifica singur stadiul documentului, fără cont de utilizator și fără să contacteze succesiv secretariatul, registratura sau structura responsabilă.

Implementarea a început cu procesele, nu cu platforma

Blacksys a realizat analiza premergătoare implementării împreună cu personalul universitatii care se ocupa de registratura și cu reprezentanții structurilor implicate. Obiectivul nu a fost transpunerea registrelor fizice într-o interfață digitală. Echipa a urmărit felul în care documentele circulau în realitate, inclusiv excepțiile, revenirile și deciziile luate pe parcurs.

1. Analiza modului real de lucru

Au fost analizate registrele existente, punctele de intrare, tipurile de documente, rolurile, traseele și blocajele dintre structuri.

2. Proiectarea arhitecturii procesului

Au fost separate clar înregistrarea, procesarea, îndeplinirea și finalizarea. Această delimitare împiedică închiderea unui document imediat după aprobare, înainte ca rezoluția să fie pusă efectiv în practică.

3. Configurarea și integrarea

Au fost construite formularele, regulile de validare, conectarea la registrul central de numere, integrarea nomenclatoarelor interne și arhivarea electronică indexată. Formularele nu permit înregistrarea unui document incomplet, iar informațiile necesare circulă odată cu documentul.

4. Testarea și lansarea controlată

Înainte de punerea în producție au fost testate diferitele ramuri ale circuitului, rolurile și situațiile care nu urmează traseul standard.

Cum a evoluat soluția după lansare

Implementarea nu s-a încheiat odată cu punerea în producție. Pe baza utilizării reale și a activității de suport, soluția a fost extinsă treptat cu:

• un vizualizator actualizat;
• recunoaștere optică a caracterelor;
• căutare în textul integral;
• o etapă distinctă de îndeplinire, ulterioară aprobării;
• optimizări rezultate din situațiile întâlnite în exploatare.

Această evoluție contează într-o instituție mare. Procesele administrative se schimbă, structurile se reorganizează, iar noi tipuri de documente și cerințe apar permanent. Sistemul trebuie să poată fi adaptat fără reconstrucția întregii arhitecturi.

Rezultate

• peste 164.000 de documente înregistrate electronic;
• peste 20 de structuri conectate la același registru;
• transmiterea instantanee între sedii și structuri;
• soluționarea documentelor în funcție de acțiunile necesare, nu de distanța dintre sedii;
• verificarea directă a statusului de către solicitant;
• un istoric complet și verificabil pentru fiecare document;
• o arhivă electronică în care informația poate fi găsită inclusiv după conținut.

Cel mai important rezultat raportat de instituție este trasabilitatea. Documentele înregistrate în sistem au un traseu vizibil, iar responsabilitatea fiecărei etape poate fi verificată.

Solicitările referitoare la stadiul documentelor s-au redus considerabil după introducerea verificării directe de către solicitant. O comparație procentuală nu poate fi făcută, deoarece vechiul sistem nu permitea măsurarea acestui volum. Tocmai această absență a datelor arată una dintre limitele administrării fragmentate.

Ce trebuie să verifice o universitate înainte de implementare

Digitalizarea registraturii înseamnă mai mult decât înlocuirea registrului pe hârtie cu un formular online. Un sistem potrivit pentru mediul universitar trebuie evaluat prin întrebări concrete:

• Poate administra trasee care nu sunt cunoscute integral la înregistrare?
• Se conectează la evidența oficială sau creează un registru paralel?
• Poate distribui același document simultan către mai multe structuri?
• Păstrează istoricul deciziilor, al versiunilor și al responsabilităților?
• Permite gestionarea termenelor și a urgențelor?
• Oferă solicitantului acces la stadiul cererii?
• Se poate adapta atunci când organigrama sau regulile interne se schimbă?
• Poate deveni baza altor procese administrative, fără introducerea unei noi aplicații pentru fiecare nevoie?

Răspunsurile la aceste întrebări separă o aplicație de registratură de o infrastructură administrativă pe termen lung.

De la registratură la o arhitectură digitală coerentă

După ani de funcționare, registratura electronică nu mai reprezintă un proiect izolat. Ea oferă un punct unic de intrare, o numerotare oficială și o arhivă indexată pe care pot fi construite alte fluxuri administrative.

Registratura poate deveni punctul de plecare pentru alte soluții de digitalizare și automatizare a proceselor, fără introducerea unei aplicații separate pentru fiecare nevoie.

Proiectul face parte din experiența Blacksys în dezvoltarea unor sisteme digitale adaptate proceselor reale ale organizațiilor.

Blacksys analizează ce trebuie digitalizat, în ce ordine și cum poate fi integrat în arhitectura existentă, înainte de configurarea tehnologiei.

Întrebări frecvente despre registratura electronică pentru universități

Ce este o registratură electronică pentru universități?

O registratură electronică centralizează înregistrarea, distribuirea, procesarea și urmărirea documentelor unei universități. Fiecare document primește un număr unic, un status și un istoric al acțiunilor efectuate.

Poate sistemul gestiona documente cu trasee diferite?

Da. În soluția implementată de Blacksys, circuitul ad hoc permite stabilirea următorului destinatar în fiecare etapă. Traseul nu trebuie cunoscut integral în momentul înregistrării.

Pot studenții sau solicitanții verifica stadiul documentului?

Da. Solicitantul poate verifica statusul documentului fără cont de utilizator și fără să contacteze registratura sau secretariatul.

Dacă universitatea dumneavoastră administrează încă registre independente, documente transportate între sedii sau solicitări al căror traseu nu poate fi verificat, primul pas este analiza procesului actual.

Discutați cu echipa Blacksys despre arhitectura unei registraturi electronice adaptate universității dumneavoastră.