Modern Power Systems

Studiu de caz: Flux dosare RePowerEU I4 Casa Verde 

I. Provocarea 

Modern Power Systems urmărit implementarea unui flux digitalizat care să faciliteze colectarea rapidă și eficientă a datelor și a documentelor necesare pentru crearea dosarelor de finanțare în cadrul programului RePowerEU I4.  

Obiectivul principal a fost optimizarea acestui proces astfel încât să permită depunerea informațiilor atât de către beneficiarii finali, cât și de către agenții desemnați să colecteze datele din teren. 

Principalele provocări identificate au fost: 

• Accesibilitate și flexibilitate: Sistemul trebuia să acomodeze două tipuri de utilizatori – beneficiarii finali și agenții de teren – oferindu-le posibilitatea de a introduce și încărca documentele necesare în mod intuitiv. 

• Fluxuri de proces diferențiate: S-a determinat ca fiind necesară configurarea a două ramuri distincte de start, corespunzătoare celor două componente ale programului: Componenta A și Componenta B. 

• Colectare avansată a datelor: Pentru Componenta A, sistemul trebuia să permită atât capturarea și validarea semnăturilor direct din teren, cât și extragerea automată a datelor relevante dintr-o fotografie a actului de identitate. 

• Simplificarea procesului pentru Componenta B: Pentru această componentă, era suficientă încărcarea documentelor justificative și introducerea manuală a datelor, fără necesitatea unor verificări suplimentare în teren. 

În acest fel, soluția dezvoltată trebuia să asigure un proces eficient, rapid și adaptabil cerințelor fiecărei componente, minimizând efortul utilizatorilor și reducând timpul necesar pentru întocmirea dosarelor de finanțare. 

II. Obiectivele proiectului 

Pentru a răspunde provocărilor identificate, proiectul a urmărit atingerea următoarelor obiective principale: 

1. Analiza detaliată a procesului: Identificarea și documentarea fluxurilor de business, precum și definirea seturilor de date necesare pentru digitalizarea procesului de colectare a documentelor și a informațiilor. Această etapă a permis stabilirea cerințelor funcționale și tehnice ale soluției. 
2. Crearea unui flux digitalizat cu două ramuri de start: Structurarea procesului astfel încât să permită colectarea și gestionarea datelor în mod diferențiat pentru Componenta A și Componenta B, în funcție de cerințele fiecărei secțiuni a programului de finanțare. 
3. Dezvoltarea unui modul de activitate specific: Implementarea unui sistem bazat pe inteligență artificială (AI) capabil să extragă automat date relevante din copiile actelor de identitate încărcate în sistem, reducând astfel erorile și timpul necesar pentru completarea manuală a informațiilor. 
4. Crearea de template-uri pentru documentele generate automat: Standardizarea documentelor ce urmează a fi emise prin fluxul digital, asigurând uniformitate, conformitate și ușurință în procesul de validare. 
5. Asigurarea consistenței și scalabilității procesului: Dezvoltarea unui sistem flexibil care să permită extinderea funcționalităților prin generarea de noi rapoarte și analize pe baza datelor colectate, oferind suport pentru optimizări viitoare și integrarea unor noi cerințe operaționale. 

Aceste obiective au stat la baza dezvoltării unei soluții robuste, menite să eficientizeze întregul proces de colectare a documentelor și de creare a dosarelor de finanțare în cadrul programului RePowerEU I4. 

III. Soluția dezvoltată 

Echipa Blacksys a conceput și implementat un proces digitalizat complex, structurat pe mai multe secțiuni, pentru a facilita colectarea și validarea rapidă a datelor și a documentelor necesare dosarelor de finanțare în cadrul RePowerEU I4. Soluția include următoarele componente esențiale: 

1. Inițierea procesului de către agenții de teren: Agenții colectează datele necesare utilizând terminale mobile, prin capturarea fotografiilor actelor de identitate și semnăturilor electronice ale beneficiarilor finali. Acest pas asigură o preluare rapidă și standardizată a informațiilor direct din teren. 

2. Modul AI pentru citirea automată a documentelor: Un modul bazat pe inteligența artificială, care extrage automat datele relevante din copiile actelor de identitate și le transformă în metadate structurate, eliminând astfel necesitatea introducerii manuale și reducând erorile umane. 

3. Inițierea procesului de către beneficiarii finali: Pentru utilizatorii care își gestionează singuri dosarele, sistemul include un portal public unde aceștia pot introduce datele personale și încărca documentele justificative necesare pentru depunerea cererii de finanțare. 

4. Verificarea și validarea datelor: Echipa clientului are un pas dedicat pentru revizuirea și validarea datelor introduse automat prin AI sau manual de către beneficiari. Acest control asigură acuratețea informațiilor și conformitatea cu cerințele programului. 

5. Generarea automată a documentelor: Pe baza șabloanelor predefinite, sistemul permite generarea multiplelor documente oficiale. 

• Cereri către primării pentru avizele necesare. 

• Cereri către GUEE pentru aprobarea finanțării. 

• Contracte cu beneficiarii finali, care pot fi individuali sau co-proprietari ai unei locuințe. 
• Posibilitatea de a anexa documente primite prin alte mijloace și de a iniția acțiuni automate de transmitere prin e-mail.

6. Trimiterea notificărilor și solicitărilor: Sistemul facilitează expedierea automată a documentelor generate prin e-mail către diferite instituții. 

• Primării, pentru obținerea avizelor. 

• GUEE, pentru validarea finanțării. 

• Beneficiarii finali, care primesc contractele emise în cadrul procesului. 

7. Arhivarea electronică a dosarelor complete: După finalizarea procesului, toate documentele și anexele sunt stocate într-un sistem centralizat de arhivare, asigurând accesibilitate, trasabilitate și conformitate cu cerințele de audit. 

Această soluție a permis automatizarea și standardizarea procesului de creare a dosarelor de finanțare, reducând semnificativ timpul necesar pentru colectarea, validarea și transmiterea informațiilor, oferind astfel eficiență operațională sporită și transparență totală asupra fluxului de lucru. 

IV. Rezultatele obținute

Implementarea fluxului digitalizat a generat beneficii semnificative pentru echipa clientului, optimizând întregul proces de colectare și gestionare a dosarelor de finanțare. Printre rezultatele cheie obținute se numără: 

1. Eficiență operațională crescută: Automatizarea fluxului de lucru a condus la reducerea timpului de procesare și a erorilor umane. Astfel, în perioada noiembrie 2023 – ianuarie 2024, s-au înregistrat: 

• Peste 1000 de dosare generate. 

• Peste 5000 de documente emise automat. 

• Peste 6000 de e-mailuri trimise către beneficiari și instituții. 

• Peste 14.000 de documente individuale arhivate în dosarele beneficiarilor. 

2. Decizii bazate pe date precise și actualizate: Managerii și echipele de proiect au avut acces la rapoarte în timp real, permițându-le să ia decizii informate și să optimizeze rapid procesele interne. 

3. Transparență totală: Toate etapele procesului și acțiunile întreprinse au fost ușor de identificat și monitorizat, oferind clientului vizibilitate completă asupra stadiului fiecărui dosar. 

4. Viteză de răspuns sporită: Generarea automată a documentelor și trimiterea automată a notificărilor și e-mailurilor au permis echipei să se concentreze pe asistența beneficiarilor și comunicarea eficientă cu instituțiile. Această optimizare a permis procesarea unui volum mult mai mare de dosare într-un timp redus. 

5. Capacitate extinsă de gestionare a dosarelor: Cu o echipă restrânsă, clientul a reușit să colecteze și să proceseze o medie de 18,5 dosare pe zi lucrătoare, demonstrând scalabilitatea și eficiența soluției implementate. 

Prin automatizarea fluxului și integrarea tehnologiilor avansate de procesare a datelor, clientul a reușit să îmbunătățească productivitatea, acuratețea și viteza de execuție, obținând un avantaj competitiv semnificativ în gestionarea dosarelor de finanțare RePowerEU I4. 

V. Flux 

VI. Feedback client

„Colaborarea cu Echipa Blacksys a fost o experiență excelentă, iar ceea ce ne-a impresionat cel mai mult a fost promptitudinea și orientarea lor constantă spre soluții. Pe tot parcursul proiectului, echipa lor a dat dovadă de profesionalism și flexibilitate, găsind mereu soluții eficiente indiferent de provocările întâlnite.

Un aspect rar întâlnit și extrem de apreciat a fost atitudinea lor. Nu am auzit niciodată ‘Nu se poate’, ci mereu ‘Haideți să vedem cum putem face să funcționeze’. Această mentalitate a făcut ca procesul de dezvoltare să fie fluid, eficient și orientat către rezultate. Recomandăm cu încredere Echipa Blacksys oricărei firme care caută un partener de încredere, capabil să livreze soluții de calitate într-un timp record!” – Adrian Popa, CEO, Modern Power Systems

VII. Concluzie

Implementarea fluxului digitalizat pentru gestionarea dosarelor de finanțare RePowerEU I4 a demonstrat impactul semnificativ pe care digitalizarea proceselor operaționale îl poate avea asupra eficienței și transparenței organizaționale. Prin integrarea tehnologiilor avansate de automatizare și inteligență artificială, clientul a reușit să optimizeze un proces complex, reducând timpul de procesare, erorile umane și volumul de muncă manuală necesar pentru colectarea și validarea datelor. 

Soluția implementată de Blacksys Technology a permis colectarea rapidă și standardizată a datelor și a documentelor necesare, atât de către beneficiarii finali, cât și de agenții din teren. Utilizarea unui modul AI pentru extragerea automată a datelor din documente a reprezentat un factor esențial în creșterea productivității și acurateței informațiilor.  

Mai mult decât atât, automatizarea generării documentelor și notificărilor, precum și arhivarea electronică a dosarelor, au asigurat un proces scalabil și ușor de gestionat, capabil să susțină un volum mare de aplicații într-un timp redus. 

Astfel, proiectul reprezintă un exemplu de transformare digitală reușită, demonstrând că automatizarea și utilizarea tehnologiilor inteligente pot aduce beneficii substanțiale atât echipelor operaționale, cât și beneficiarilor finali, contribuind la o mai bună gestionare a resurselor și la accelerarea procesului de finanțare.