În ultimii ani, o bună parte a eforturilor la nivel național a fost îndreptată, cel puțin la nivel declarativ, spre eliminarea hârtiei și trecerea operațiunilor cu documente în spațiul digital. Totuși, birocrația continuă să încetinească procesele, iar simplificarea transmiterii actelor este departe de a fi realizată complet.
Pentru un business, organizarea, transferul, „plimbarea” și aprobarea documentelor constituie încă operațiuni care consumă resurse importante de timp și bani. Deși sunt indispensabile, aceste procese rareori aduc o valoare reală companiei. Cu un sistem de management documente, angajații tăi nu mai pierd timp cu sarcini repetitive și consumatoare de resurse, care nu generează venituri, ci se pot concentra pe activități strategice care aduc valoare reală companiei tale.
Beneficiile unui sistem de gestiune documente (DMS)
În funcție de modalitățile de implementare și de tipul sistemului dezvoltat, o soluție de management al documentelor are numeroase beneficii pentru firma ta. În continuare, le amintim pe cele mai importante dintre acestea.
- Creșterea productivității. Cu un sistem DMS, angajații găsesc și partajează documentele dorite în câteva secunde, economisind timp prețios. Dacă până acum găsirea și partajarea unui act putea dura de la câteva minute la câteva ore, cu ajutorul unui sistem de management documente acest timp este redus la zeci de secunde.
- Flexibilitate și mobilitate. Documentele pot fi accesate și gestionate de pe orice dispozitiv și de oriunde, facilitând colaborarea echipelor. Fie că echipa ta lucrează remote, în sistem hibrid sau de la birou, documentele sunt mereu la îndemână, gata de utilizare.
- Îmbunătățirea experienței clientului. Un sistem DMS te ajută să răspunzi mai repede cererilor clienților, îmbunătățind calitatea serviciilor oferite. Colaboratorii tăi vor toate cât mai repede și cât mai bine, iar un DMS facilitează îndeplinirea nevoilor lor.
- Economii financiare. Pe lângă economisirea timpului și a banilor, reducerea cheltuielilor cu hârtia, imprimantele și spațiul de depozitare fizic duce la economii semnificative pe termen lung. Tu nu mai aloci bani în activități inutile și nu mai achiziționezi produse nenecesare.
- Reducerea costurilor de procesare a documentelor. Eliminarea procesării manuale și a erorilor umane conduce la economii în costurile asociate corectării și revizuirii documentelor. În plus, eviți situațiile în care actele importante pot conține greșeli care să afecteze operațiunile companiei pe termen lung.
- Timp economisit pentru personal. Angajații pot aloca mai mult timp activităților strategice și de valoare adăugată, sporind productivitatea și satisfacția lor. Ei nu mai sunt astfel nevoiți să repete aceleași sarcini, care le opresc de cele mai multe ori dezvoltarea profesională.
- Reducerea riscurilor financiare. Menținerea conformității și a ușurinței realizării auditurilor reduc riscul de amenzi și penalități financiare. Tu te asiguri astfel că respecți întotdeauna directivele legislative și că actele sunt la dispoziția ta în momentul unui control.
Obținerea acestor avantaje depinde de mai mulți factori. Printre cei mai importanți se numără competența business-ului care realizează dezvoltarea, nivelul de personalizare pe fluxurile și structura companiei și, desigur, tipul sistemului implementat. Una dintre cele mai stabile, eficiente și flexibile soluții este DocuWare.
Fiind lansat pe piață de peste 35 de ani, acesta deține numeroase caracteristici și instrumente care îl recomandă ca unul dintre cele mai bune sisteme de gestiune documente. Printre ele se numără:
- Organizare și arhivare intuitivă. Documentele sunt arhivate și organizate într-un mod intuitiv, ceea ce facilitează găsirea rapidă a informațiilor necesare. Căutările sunt realizate eficient, în funcție de parametrii setați de utilizatori.
- Control puternic al accesului. DocuWare permite configurarea dreptului de acces sau restricționare la documente în funcție de nivelul de autorizare, asigurând confidențialitatea și securitatea datelor. Departamentele și angajații au astfel strict permisiunile necesare.
- Scanare și capturare automată. Sistemul permite extragerea automată a datelor în momentul scanării documentelor, reducând efortul manual și erorile de introducere a informațiilor. Datele relevante sunt identificate astfel rapid și adăugate ușor.
- Monitorizare și raportare avansată. DocuWare deține instrumente de monitorizare și raportare dezvoltate, care îți permit astfel să descoperi cum sunt utilizate documentele și fluxurile de lucru. Poți genera rapid rapoarte și controla eficient activitățile.
- Integrare simplă cu alte sisteme. DocuWare se integrează cu ușurință cu alte aplicații și soluții utilizate de către companie, asigurând coerența și continuitatea datelor. Tu nu ai nevoie astfel să îți revizuiești sau schimbi sistemele, iar toate acestea comunică productiv.
- Fluxuri de lucru flexibile. Soluția oferă posibilitatea personalizării proceselor de lucru, astfel încât acestea să fie adaptate nevoilor business-ului tău, gestionând simplu sarcinile, notificările și aprobările. Mai mult, cu ajutorul ei poți simplifica activitățile prin fluxuri de lucru automatizate.
- Securitate avansată. DocuWare asigură protecția datelor critice cu soluții de securitate puternice. Tu te asiguri astfel că documentele și actele tale importante sunt tot timpul în siguranță, fără a putea fi accesate din interior sau exterior.
Un sistem de management al documentelor aduce avantaje firmei tale.
Însă, un sistem de management al documentelor complet, eficient și scalabil, precum DocuWare, aduce beneficii semnificative firmei tale. Solicită acum o demonstrație gratuită și află cum poate fi integrat acesta în cadrul business-ului tău și ce rezultate poți să obții prin implementarea sa pe timp scurt sau lung.