Automatizarea proceselor de business începe adesea cu o problemă foarte concretă: o factură care așteaptă aprobare, un contract aflat în mai multe versiuni sau o cerere internă al cărei traseu nu poate fi urmărit. Când astfel de situații se repetă, echipa ajunge să țină procesul în mișcare prin e-mailuri, telefoane și verificări manuale.Procesele de business digitale și automatizate sunt esențiale pentru creșterea durabilă a companiei – și reprezintă un subiect important pe agenda CIO. Dar de unde începeți și ce proces ar trebui să digitalizați mai întâi?
Posibilitățile de digitalizare sunt numeroase. De aceea, nu este întotdeauna ușor să identificați procesul potrivit pentru propria companie și să păstrați, în același timp, o imagine de ansamblu.
Procesele cele mai potrivite pentru digitalizare și automatizare sunt cele repetitive, bazate pe documente, reguli și aprobări. Printre acestea se numără procesarea facturilor, gestionarea contractelor, onboardingul angajaților, reclamațiile și deconturile de călătorie.
Iată 10 procese întâlnite frecvent în companii și aflate în fruntea agendei utilizatorilor platformei de digitalizare JobRouter. Exemplele vă pot facilita intrarea în lumea proceselor digitale și vă pot oferi inspirație pentru viitoarele proiecte de automatizare.
1. Integrarea noilor angajați
Prima zi a unui coleg nou implică mai mult decât semnarea documentelor de angajare. Cine pregătește echipamentul? Cine creează conturile? Cine acordă accesul în aplicații și cine confirmă că instruirea a avut loc? În multe companii, aceste sarcini sunt distribuite prin e-mailuri separate, iar managerul află în prima zi că lipsește ceva.
Un flux de onboarding poate porni după aprobarea angajării și poate genera sarcini pentru HR, IT, manager și alte persoane implicate. Fiecare confirmă ce a făcut; întârzierile și pașii rămași sunt vizibili. Pentru a configura procesul, trebuie stabilite diferențele dintre roluri: nu orice angajat are nevoie de aceleași conturi, aprobări sau echipamente.
2. Gestionarea digitală a documentelor primite
În fiecare zi, într-o companie intră numeroase documente, în formate diferite și prin mai multe canale. În funcție de tipul lor, acestea trebuie înregistrate, verificate și procesate de persoane sau departamente diferite.
Cu JobRouter, documentele primite pot fi clasificate automat, transmise într-un flux de aprobare și arhivate electronic, în condiții de siguranță și trasabilitate.
3. Procesarea facturilor primite
Unul dintre cele mai frecvent automatizate procese în JobRouter este procesarea facturilor primite. O factură poate necesita verificarea comenzii, confirmarea recepției, identificarea centrului de cost și una sau mai multe aprobări. Uneori problema nu este înregistrarea facturii, ci timpul petrecut între aceste etape. Echipa financiară ajunge să urmărească persoane în loc să urmărească procesul.
JobRouter poate susține preluarea documentului, verificările și aprobările conform regulilor stabilite. Datele pot fi folosite în legătură cu sistemele financiare existente, dacă integrarea este disponibilă și proiectată pentru acel context. Un punct esențial este tratarea excepțiilor: ce se întâmplă dacă lipsesc documente, suma nu corespunde sau aprobatorul este indisponibil?
4. Gestionarea contractelor
Contractul final este doar ultima etapă vizibilă. Înaintea lui există o cerere, o versiune de lucru, observații juridice, negocieri și aprobări. După semnare urmează termenele de valabilitate, obligațiile și, uneori, reînnoirea.
Un proces digital poate păstra versiunile, observațiile, aprobările și documentul final în același traseu. Astfel, echipa poate vedea care este versiunea curentă și cine are următoarea acțiune. Pentru un proiect util, trebuie definite tipurile de contract, traseele lor diferite și informațiile care trebuie urmărite după semnare.
Cu JobRouter, întregul flux poate fi gestionat într-un singur sistem, iar informațiile și documentele rămân centralizate și ușor de urmărit.
5. Gestionarea bazelor de date
Furnizorul introdus într-o cerere de achiziție apare apoi în comandă, contract și factură. Dacă datele sunt copiate dintr-un tabel în altul, apar versiuni diferite ale aceleiași informații. Automatizarea unei aprobări nu rezolvă această problemă dacă datele de la care pornește sunt neclare.
JobRouter poate utiliza și administra date necesare fluxurilor, inclusiv informații preluate din sisteme externe. Înainte de configurare trebuie stabilită sursa de referință: unde se actualizează datele, cine răspunde de ele și ce aplicație rămâne autoritară. Acesta este un bun exemplu de problemă care cere mai întâi o decizie de organizare, apoi una tehnică.
6. Portalul pentru furnizori și clienți
Un proces nu se oprește întotdeauna la granița companiei. Furnizorii trimit documente și răspund la solicitări; clienții cer informații sau inițiază cereri. Dacă echipa internă trebuie să mute manual fiecare mesaj într-un sistem, se pierde context și crește riscul de omisiuni.
Un portal poate permite participanților externi să inițieze anumite acțiuni sau să transmită documente, cu acces limitat la informațiile care îi privesc. Cererea intră apoi în fluxul intern potrivit. Proiectarea trebuie să pornească de la experiența utilizatorului extern: ce are acesta de făcut, ce informații îi cerem și ce răspuns primește după trimitere?
7. Gestionarea reclamațiilor
O reclamație este uneori închisă imediat ce clientul primește un răspuns. Dar dacă problema a implicat producția, livrarea și echipa comercială, organizația are nevoie să știe și ce s-a întâmplat în interior: cine a verificat cauza, ce acțiune a fost decisă și dacă aceeași problemă reapare.
Un flux digital poate înregistra sesizarea, aloca sarcinile, urmări termenele și documenta rezolvarea. Datele colectate consecvent pot susține ulterior analiza cauzelor recurente. Pentru asta, nu ajunge un formular digital: categoriile de reclamații, responsabilitățile și modul de escaladare trebuie definite împreună cu echipele implicate.
8. Crearea de documente și aprobarea digitală
Un referat, o ofertă sau o decizie internă poate trece prin redactare, verificare, avizare, aprobare și semnare. Când fișierul circulă ca atașament, oamenii ajung să întrebe care variantă este finală și dacă toate observațiile au fost incluse.
Un flux digital stabilește ordinea pașilor și păstrează documentul împreună cu deciziile luate. Semnarea electronică poate fi inclusă acolo unde este potrivită pentru documentul și procedura respectivă. Înainte de implementare, merită separate documentele care au nevoie de aprobare formală de cele pentru care o verificare simplă este suficientă.
9. Cereri de deplasări si deconturi
Procesul începe înaintea deplasării, când trebuie aprobat scopul și bugetul, și continuă după întoarcere, când apar documentele justificative. Dacă cele două părți sunt gestionate separat, financiarul trebuie să refacă legătura dintre aprobare și cheltuielile efective.
Un flux poate reuni cererea, aprobarea, justificativele și verificarea decontului. Regulile pot depinde de tipul deplasării, buget și politica internă. Merită urmărite mai ales revenirile cauzate de informații sau documente lipsă: ele arată dacă formularul și instrucțiunile sunt suficient de clare.
